En kvittering for tjek viser, hvornår en liste blev tjekket, mod hvilken udgave af Robinsonlisten, hvor mange rækker der var, hvad vi fandt på hvert niveau, og hvilket niveau I gik efter. Den giver jer noget konkret at vise Forbrugerombudsmanden, en kunde eller jeres egen compliance-funktion, uden at vise personoplysninger.
En kvittering for tjek viser, hvornår en liste blev tjekket, mod hvilken udgave af Robinsonlisten, hvor mange rækker der var, hvad vi fandt på hvert niveau, og hvilket niveau I gik efter. Den giver jer noget konkret at vise Forbrugerombudsmanden, en kunde eller jeres egen compliance-funktion, uden at vise en eneste personoplysning.
Hvorfor dokumentation?
Virksomheder, der vil sende adresseret reklame eller ringe i de få lovlige tilfælde, skal i forvejen undersøge, om den enkelte person står på Robinsonlisten (Forbrugerombudsmanden).
Når en forbruger klager, bliver I spurgt, hvad I gjorde. Har I tjekket listen, men kan ikke sige hvornår eller mod hvilken udgave, står I svagere, end I behøver.
For samtykker er Forbrugerombudsmanden helt konkret: I skal kunne dokumentere, at forbrugeren har givet samtykke, og hvordan det blev indhentet, og dokumentationen bør gemmes, så længe samtykket bruges, og indtil 2 år efter sidste brug (vejledningen). Det er en god tommelfingerregel for tjekket mod Robinsonlisten også.
Hvem skal bruge kvitteringen?
- Jer selv, hvis en forbruger klager, eller Forbrugerombudsmanden spørger.
- Jeres kunde, hvis I er et trykkeri, et callcenter eller en leadleverandør, der arbejder på vegne af andre. Står det i kontrakten, at listen skal være tjekket, viser kvitteringen, hvornår og mod hvilken liste I gjorde det.
- Jeres compliance-funktion eller revisor, som vil se, at processen bliver fulgt.
- Jeres leverandør, hvis I sender en liste videre til tryk eller opkald.
Hvad bør kvitteringen indeholde?
En brugbar kvittering svarer på fem spørgsmål:
- Hvornår blev listen tjekket? Dato og klokkeslæt.
- Mod hvad? Hvilken udgave af Robinsonlisten, og hvornår den blev udgivet af CPR.
- Hvilken liste? Antal rækker og et fingeraftryk af filen, så man kan se, at det er den samme fil.
- Hvad blev fundet? Hvor mange rækker der lå på hvert niveau, fra ingen på listen til samme navn og adresse, og hvor mange adresser der ikke kunne læses.
- Hvor gik grænsen? Hvilket niveau I gik efter, altså hvor tæt et fund skulle være, før rækken blev holdt ude.
Og den bør ikke indeholde navne eller adresser. Kvitteringen skal kunne sendes rundt, vedlægges en faktura eller gemmes i en compliance-mappe, uden at den bliver en ny kilde til personoplysninger.
Sådan ser kvitteringen ud hos Robinsontjek
Hver liste, der bliver tjekket hos os, får en kvittering for tjek som PDF:
- organisationens navn,
- tidspunkt for tjekket,
- udgaven af Robinsonlisten og dens udgivelsesdato,
- antal rækker og hvor mange der lå på hvert niveau fra 0 til 5,
- hvor mange adresser der ikke kunne læses,
- det niveau, I gik efter, fx »Niveau valgt: 1«,
- et fingeraftryk af filen,
- et link, hvor andre selv kan se kvitteringen direkte hos os.
Kvitteringen indeholder ingen personoplysninger og bliver liggende, også når selve listen er slettet efter jeres valgte antal dage.
Navnet på den virksomhed, der har sendt listen, står øverst på kvitteringen. Er I partner, kan andre ønsker til kvitteringen aftales. Se partnere.
Hvad kvitteringen ikke er
En kvittering for tjek viser, hvornår listen blev tjekket, mod hvilken udgave af Robinsonlisten, hvad vi fandt, og hvilket niveau I gik efter. Den siger ikke, at I har overholdt loven. Den siger heller ikke, at I havde samtykke til at ringe, at produktet er en af undtagelserne for telefonsalg, eller at samtalen var i orden. Det er stadig jeres ansvar.
Den er heller ikke en godkendelse fra en myndighed. Robinsontjek er en privat virksomhed, og kvitteringen viser, hvad vi har tjekket for jer.
Gem den det rigtige sted
Gem kvitteringen sammen med kampagnen: dato, kanal, liste og kvittering i samme mappe. Så kan I finde den igen om et år, når der kommer et spørgsmål. Med årsabonnementet ligger alle kvitteringer samlet i jeres konto.
Spørgsmål og svar
Er en kvittering for tjek et krav i loven?
Nej. Loven kræver, at I tjekker Robinsonlisten, før I sender eller ringer. Den kræver ikke en bestemt form for dokumentation. Men uden dokumentation er det svært at vise, hvad I gjorde.
Hvor længe skal vi gemme kvitteringen?
Der er ingen fast frist for tjekket. Forbrugerombudsmanden anbefaler at gemme dokumentation for samtykker, til der er gået 2 år efter sidste brug. Det er en fornuftig periode for kvitteringen også.
Kan vores kunde se, at kvitteringen er ægte?
Ja. Hver kvittering fra Robinsontjek har et link, hvor kunden kan se tidspunkt, listeversion, antal rækker, fordelingen på niveauer og det valgte niveau direkte hos os. Der er ingen personoplysninger at se. Hvordan vi ellers behandler jeres lister, står i Robinsonlisten og GDPR.
Kan vi bruge kvitteringen over for en kunde i udlandet?
Ja. Kvitteringen findes også på engelsk og forklarer, at listen er tjekket mod den danske Robinsonliste fra CPR.
Kom i gang
Skriv til os, så sætter vi jer op, eller se, hvordan det virker.
